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第7章

Excel入門

(23)印刷について

データベースとして使うための機能の説明も終了しました。ここでは、Excelでの印刷について。

Wordの場合は、印刷レイアウトという印刷されることを想定した画面上で文書を作成しているため、単に印刷ボタンを押すだけでも、うまく印刷されることも多いのですが、Excelの場合、シートという、ただっ広い画面上で作業を行なうために、単に印刷ボタンを押しただけは、うまく印刷されないことが多いです。この節では、Excelで、うまく印刷するためのポイントを解説しておきます 。

◆ 一部分の印刷

一枚の紙に、シート上のある一部分だけを印刷したい時は、まず、印刷範囲の設定を行ないます。方法は、Excelの画面上で、印刷したい部分全体を選択状態にし、メニューバー→ファイル→印刷範囲の設定を選択します。 すると、シート上で選択した領域が印刷範囲として設定され、点線で囲まれた状態になります。

次に、メニューバーのファイル→印刷プレビューで、印刷プレビュー画面を開き、うまく印刷されるかどうか確認します。普通は、ダメな場合が多いですね。

ダメな場合は、同じくメニューバーのファイル→ページ設定で、ページ設定のダイアログボックスを開きます。(下の図参照。)

この画面で、印刷の向きと拡大縮小印刷の設定をします。印刷の向きはいいとして、拡大縮小印刷の説明を少ししておきます。

拡大縮小印刷には、拡大/縮小、横×縦という2つの選択肢があります。拡大/縮小のほうは、全体の倍率をどうするかで、これは誰でも分かると思います。問題は、横×縦ですが、これは、印刷がもし、横にはみ出すようなら、横に1と入力すれば、Excelが1ページに収まるように、自動的に横幅の倍率を調整してくれます。また、縦にはみ出すようなら、縦に1と入力すれば、縦幅の倍率を調整してくれるというものです。 拡大/縮小、横×縦、どちらの設定のほうがうまく印刷されるかは、ケースバイケースだと思いますので、状況に応じて使い分けます。

印刷プレビューで、問題がなくなれば、印刷しましょう。

◆ 複数の部分の印刷

僕は心配になるので、一箇所ずつ印刷する派ですが、シート内に複数の印刷したい範囲があれば、Ctrlキーを押しながら範囲を選択すると複数の範囲が選択できるので、一度に複数の印刷範囲が設定できます。

後、複数の印刷範囲を指定した場合は、印刷直前に出る印刷ダイアログボックスで、印刷対象のチェックを”選択したシート”にします。そうすると、印刷範囲ごとに、一枚の紙に印刷されて出てきます。